نکاتی که باید توسط مسئولین بروزرسانی پرتال و زیرپرتال ها رعایت شود: 1- عنوان (title) عنوان، اولين چيزي است كه کاربر در موتورهای جستجو با آن مواجه می شود. باید هنگام انتخاب عنوان از کلمات کلیدی اصلی سایت استفاده شود چرا که توسط موتورهای جستجو قابل شناسائی باشد. در واقع یک عنوان توصیفی شامل 5 الی 8 کلمه متشکل از کلمات کلیدی اصلی سایت می باشد. نکاتی که هنگام درج عنوان باید مد نظر داشت: - شامل کلمات کلیدی محتوی و عکس های آن صفحه باشد. - از کاما استفاده نشود. - از نظر گرامری جمله بندی آن درست باشد، فقط ترکیب کلمات نباشد. - از کلماتی که توسط موتورها منع می شود استفاده نشود. - در هنگام درج عکس و لینک حتما کادر مربوط به عنوان (title) درج شود تا اگر به هر دلیلی تصویر نمایش داده نشد متنی که در تگ alt گذاشته ایم نمایش داده شود. 2- توضیحات (Description tag)  این توضیحات بین ۲۵ تا ۳۰ کلمه را شامل می شود که در موتورهای جستجو در زیر URL نمایش داده می شود بنابراین باید توضیحاتی را بنویسید که نشان دهنده محتوای سایت شما باشد. 3- ارتباط متقابل موتورهای جستجو مخصوصا گوگل به تعدد ارتباط ها به سایت شما حساس هستند و آنرا در رتبه سایت شما اثر می دهند ، بنابراین بهتر است یک صفحه از لینک های مفید در سایت خود ایجاد کنید و سایت هائی که در موتورهای جستجو رتبه خوبی دارند را در آن صفحه معرفی نمائید و از سایت های دیگر بخواهید که لینک آدرس سایت شما را در سایت خود بگذارند. ۴- درج کلمات کلیدی سایت (key words) موتورهای جستجو برای این بخش ارزش زیادی قائل هستند و در رتبه بندی سایت شما تاثیر دارد. کلمات کلیدی را با کاما از یکدیگر جدا کنید. با این روش در حداقل جا، امکان ترکیبات متنوعی از کلمات کلیدی سایت شما گنجانده خواهد شد. - نسبت کلمات کلیدی به سایر کلمات در یک صفحه را چگالی یا تراکم کلمات کلیدی می نامند. مثلا اگر شما ۱۰۰ کلمه در یک صفحه دارید و چهار عدد از آنها جزو کلمات کلیدی سایت شما هستند، چگالی کلمات کلیدی آن صفحه ۴% است. سعی کنید که چگالی حدود ۳ تا ۲۰ درصد برای کلمات کلیدی مهم سایت خود را تنظیم کنید. - کلمات کلیدی خود را ترکیبی انتخاب نمایید. - کلماتی که حدس می زنید توسط موتورهای جستجو بیشتر search می شوند را بنویسید - حتما کلمات کلیدی را با کاراکتر , از هم جدا نمایید. - کلمات کلیدی از متن همان صفحه انتخاب شود. - عنوان صفحه خود را حتما در کلمات کلیدی بنویسید.   ۶- ارتباط بین صفحات - در صفحات محتوایی خود آنگونه کار کنید که کسی که به هر طریق وارد آن صفحه می شود نتواند خارج شود (مدت زمان حضور افراد را در سایت خود بالا ببرید با قرار دادن مطالب جالب و کاربردی). - از لینک های داخل صفحه ای آنگونه استفاده کنید که بازدید کننده سایت از دکمه های Back و Forward نرم افزار استفاده نکند. ۷- نکات تبدیل فایل به PDF یکی از راه های افزایش بازیابی اطلاعات مندرج در وب سایت توسط موتورهای کاوش ، غنی کردن فایل های محتوا می باشد. محتواهای PDF که از فرمت های دیگر (مثل word ، power point و ...) استخراج می گردد ، بهتر است شرایط ذیل را دارا باشد: - قبل از تبدیل فایل word به PDF از استاندارد بودن فونت های بکار رفته در فایل word اطمینان حاصل فرمایید. - از نرم افزارهای استاندارد برای تبدیل فایل ها به PDF استفاده شود که قابلیت پشتیبانی از فونت های فارسی را داشته باشند. - متن فایل های PDF با استفاده از ابزار های جستجوی درون متنی نرم افزار Acrobat قابل جستجو باشد. 8- حجم فایل ها فایل هایی که در سایت بارگذاری می شوند به صورت فشرده و حجمی کمتر از 30 مگابایت داشته باشند. ۹-صفحه ارتباط با... (تماس با ...) برخی موتورهای جستجو، مخصوصا Yahoo ، اگر آدرس پستی شما در سایت نباشد ، سایت شما را لیست نمی کنند. حتما آدرس پستی را در سایت قرار دهید ، فقط قرار دادن آدرس صندوق پستی کافی نیست. تلفن های تماس و آدرس حوزه خود را درج نمایید.. همچنین برای قراردادن اطلاعات افراد هر واحد از الگوی زیر استفاده شود. نام و نام خانوادگی سمت تلفن فاکس پست الکترونیک     031-xxxxxxxx 031-xxxxxxxx xxxxxx@ashayer.ir 10- زبان زبان اصلی کلیه درگاه ها زبان فارسی است. صفحه خانگی و صفحه ورودی اصلی ، باید به زبان فارسی بارگذاری شود. در پرتال هایی که بصورت چند زبانه می باشند باید امکان تغییر زبان برای کاربران در تمامی صفحات فراهم شود. 11- قالب کلی نگارش متن   عنوان اصلی B titre 14 عنوان فرعی Tahoma 10 B رنگ عنوان قرمز رنگ مطالب مشکی متن پاراگراف ها Tahoma 10 مطالب لیستی لیست های شماره دار و بدون شماره ترازبندی متن Justify Low Direction:RTL متون انگلیسی Time New Roman 14   12- آیین نامه ها و دستورالعمل ها آیین نامه ها و دستورالعمل های هر واحد باید به صورت کامل بر روی سایت قرار گرفته باشند. برای بارگذاری این مطالب نیاز است که محتوای این دستورالعمل ها در سایت ایجاد شود و امکان دانلود برای کاربر به راحتی فراهم باشد. 13- نقشه سایت (sitemap) - برای سایت خود نقشه تهیه کنید و لینک تمام بخش های مهم سایت را در نقشه سایت قرار دهید. - نقشه سایت را باید در صفحه اول سایت خود قرار داد چون برخی موتورهای جستجو فقط صفحه اول سایت را بازدید می کنند