برقراري تماس با موسسات و ارگانهاي دولتي به منظور هماهنگي و تنظيم برنامه ملاقاتها ، كنفرانس ها و سمينارها -  تنظيم ليست متقاضيان ملاقات با مقام مربوطه و تعيين ساعت ملاقات براي آنها -  تهيه و تنظيم گزارشات لازم پيرامون مطالب و وقايع مهم روزانه جهت ارائه به مقام مربوط -  ابلاغ دستورات مدير به اشخاص و موسسات ذيربط و واحدهاي تابعه -  خلاصه كردن گزارشات تهيه شده براي مقام مربوطه -  آماده نمودن سوابق و پرونده هاي مربوط به جلسات و سمينارها براي اطلاع مدير -  راهنمايي و در صورت لزوم فراهم آوردن وسايل و با انجام درخواست هاي متقاضيان و مراجعه كنندگاني كه  تقاضاي آنان بدون ملاقات با مقام ذيربط امكان پذير است.